Laatste aanpassing: 29 mei 2018
1. Algemene Inleiding
Fiduciaire Lambrechts Consult (verder vermeld als ‘de Fiduciaire’) hecht een groot belang aan de bescherming van privacy van zijn relaties. Deze privacyverklaring heeft betrekking op alle persoonsgegevens die worden verzameld en verwerkt door de Fiduciaire en geeft informatie over welke gegevens de Fiduciaire over zijn relaties verzamelt, waarvoor die informatie wordt gebruikt en aan wie deze informatie wordt doorgegeven. Tevens beschrijft deze privacyverklaring over welke rechten de betrokkene beschikt en de wijze waarop hij/zij deze kan uitoefenen.
2. Verwerkte Persoonsgegevens
De Fiduciaire verwerkt persoonsgegevens van natuurlijke personen met wie zij een rechtstreekse of onrechtstreekse relatie heeft, gehad heeft of in de toekomst wenst te hebben. Het gaat dus zowel om gegevens van huidige klanten, leveranciers, opdrachtgevers en werknemers, maar ook over potentiële klanten en potentiële werknemers.
De Fiduciaire verzamelt persoonsgegevens in voor volgende doeleinden:
Klantenacceptatieprocedure
Als IAB-vennootschap is de Fiduciaire onderworpen aan de antiwitwaswetgeving. Deze wetgeving voorziet een klantenacceptatieprocedure voor de klanten. Voor al de diensten waarop de klant een beroep wenst te doen op de Fiduciaire, worden identificatiegegevens verzameld zoals naam, adres, telefoonnummer, emailadres, BTW nummer en het inlezen van de identiteitskaart. De verwerking gebeurt conform deze wettelijke verplichting voor accountancykantoren.
Leveren van diensten aan klanten
De Fiduciaire verzamelt tevens persoonsgegevens om de gevraagde diensten aan de klanten te kunnen leveren. Zo verzamelt de Fiduciaire sociaal-demografische gegevens (burgerlijke staat, gezinssituatie,….), financiële gegevens (inkomsten en bezittingen,…..), persoonlijke kenmerken
(leeftijd en geslacht,…), huisvestingskenmerken (de huurprijs en/of de lasten,….), gegevens omtrent opleiding en vorming (gevolgde beroepsopleidingen, diploma’s, lidmaatschap van beroepsorganisaties), gegevens omtrent beroep en betrekking (de vorige en huidige werkgevers, sociaal statuut,..). Gezien de uitgebreide dienstverlening kan de manier waarop de persoonsgegevens worden verwerkt variëren, al naargelang de dienst(en) waar de klant beroep op doet. De Fiduciaire verzamelt en slaat uitsluitend gegevens op noodzakelijk voor de correcte uitvoering van de gekregen opdrachten en dit conform de wettelijke vereisten en de normen opgelgd door het IAB.
Financiële administratie
De Fiduciaire verwerkt persoonsgegevens teneinde haar eigen boekhouding en facturatie te kunnen onderhouden. Het gaat hier om identificatiegegevens en facturatiegegevens.
Deze verwerking behoort enerzijds tot het gerechtvaardigd belang van de Fiduciaire, met name de mogelijkheid om haar administratie bij te houden en betaling te bekomen voor de door haar geleverde diensten en anderzijds rust er een wettelijke verplichting op de Fiduciaire om haar boekhouding te voeren.
Rekruteringsdoeleinden
De Fiduciaire verzamelt persoonsgegevens met het oog op rekrutering en de loonadministratie van werknemers. Deze verwerking vindt haar rechtsgrond in enerzijds de toestemming van de (kandidaat-)werknemer en anderzijds het gerechtvaardigd belang om de geschikte kandidaat voor een positie aan te werven. Het type ingezamelde persoonsgegevens kan verschillen naargelang de geleverde diensten.
Toegang voor derden
De persoonsgegevens worden in geen geval voor commerciële doeleinden gedeeld met derden. Binnen de Fiduciaire springen alle medewerkers zeer zorgvuldig om met de ontvangen persoonsgegevens en delen deze uitsluitend teneinde een optimale dienstverlening te bieden. De Fiduciaire is tevens wettelijk verplicht om persoonsgegevens te delen met externe partijen, met name aan volgende derden:
- publieke autoriteiten en regelgevende instanties wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om personengegevens van de klant mee te delen of bekend te maken, zoals de belastingadministratie, de Nationale Bank van België, het ondernemingsloket (KBO), ….
- gerechtelijke of onderzoeksinstanties, zoals politie, openbaar ministerie...
- notarissen, advocaten, verzekeringsmakelaars en -agenten, teneinde hen toe te laten de gevraagde en noodzakelijke activiteiten uit te voeren (bvb publicatie van statuten, opstellen conclusies, onderschrijven/aanpassen polissen,…..
De Fiduciaire doet deze mededelingen met respect voor het beroepsgeheim waaraan zij als accountant/belastingconsulent gehouden is
Daarnaast zijn er ook derden op wie de Fiduciaire beroep doet als externe dienstverleners voor:
- het ontwerp en onderhoud van de internettools en applicaties
- het beheer van de servers
- het verwerken van loonadministratie en andere sociale gegevens
Zij krijgen een tijdelijke en gecontroleerde toegang tot het gegevensbestand teneinde hun opdrachten uit te kunnen voeren.
Beveiliging
De Fiduciaire heeft diverse beveiligingsmaatregelen (o.a. het gebruik van geïndividualiseerde wachtwoorden, het gebruik van firewall- en antivirusprogramma’s,…) ingevoerd teneinde de persoonsgegevens veilig, correct en up-to-date te houden. Specifiek neemt de Fiduciaire alle maatregelen teneinde een ongeautoriseerde toegang tot of aanpassing, openbaarmaking of vernietiging van persoonsgegevens in haar bezit, te vermijden. Alle eigen en externe medewerkers zijn gehouden aan een verwerkerscontract met geheimhoudingsverklaring. Alle leveranciers hebben een confidentialiteitsovereenkomst ondertekend. Alle betrokkenen werken conform de privacyverklaring van de Fiduciaire en de Verordening Algemene Gegevensbescherming (EU 2016/679).
Bewaartermijn
De Fiduciaire houdt de persoonsgegevens niet langer bij dan noodzakelijk voor de uitoefening van de activiteiten en het verlenen van de diensten, tenzij omwille van een wettelijke verplichting deze persoonsgegevens langer bij te houden of omdat de periode waarbinnen een rechtsvordering kan worden ingesteld nog loopt. Een klantendossier wordt in elk geval niet langer bijgehouden dan tot 10 jaar na het beëindigen van de klantenrelatie.
Rechten
De betrokken personen beschikken over diverse rechten aangaande de opgeslagen persoonsgegevens:
- Het recht op inzage: het recht om kosteloos een kopie te vragen van de opgeslagen persoonsgegevens.
- Het recht op verbetering: het recht om te vragen deze persoonsgegevens bij te werken, om eventuele foutieve persoonsgegevens te corrigeren of aan te vullen.
- Het recht op verwijdering en beperking: het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen, met uitzondering van de wettelijk verplichte gegevens en de opgelegde bewaartijd. Daarbij erkent de klant dat bij een verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten niet geleverd kunnen worden. De klant kan de Fiduciaire ook verzoeken om de verwerking van zijn persoonsgegevens te beperken.
- Het recht van bezwaar: het recht om zich te verzetten tegen het gebruik van de persoonsgegevens. Dit verzoek dient evenwel gemotiveerd te zijn.
- Recht van overdraagbaarheid: het recht om de persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. Tevens beschikt de klant over het recht om deze gegevens aan andere verantwoordelijken voor de verwerking te doen overdragen.
- Recht om toestemming in te trekken: het recht om de toestemming voor de verwerking van de persoonsgegevens in te trekken, op voorwaarde dat de verwerking gebaseerd is op een toestemming, en dus niet het gevolg is van een wettelijke verplichting voor de Fiduciaire.
- Recht om klacht in te dienen: het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie:
Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer
Drukpersstraat 35
1000 BRUSSEL
Tel. 02/274.48.00
Fax. 02/274.48.35
commission@privacycommission.be
Indien de betrokkene bovenstaande rechten wenst uit te oefenen, dan kan hij zich richten tot de zaakvoerder Patrick Lambrechts: patrick@fiduciaire-lc.be. Alvorens aan dit verzoek te voldoen, kan gevraagd worden om een identiteitsbewijs voor te leggen.
Over deze privacyverklaring
Deze privacyverklaring kan wijzigen. Alle wijzigingen zullen steeds aan de betrokkenen worden medegedeeld. Indien u nog vragen heeft over ons privacybeleid, gelieve contact op te nemen met de zaakvoerder, Patrick Lambrechts: patrick@fiduciaire-lc.be.